Les organisateurs d’événements des États-Unis et d’ailleurs qui souhaitent tenir un congrès à Québec peuvent se laisser décourager par les formalités douanières requises. Or, il suffit de suivre quelques étapes simples pour s’en acquitter sans trop d’effort.
Denis Gendron, vice-président, Ventes, relations publiques et formation chez Dolbec International, également conférencier et enseignant au cégep en logistique multimodale, a guidé de nombreux clients dans les dédales des services frontaliers. « C’est assez facile de traiter avec la douane canadienne, explique-t-il. L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a mis en place un processus efficace pour le dédouanement des marchandises et l’entrée des participants. »
Voici ses quatre principaux conseils
1 – INSCRIRE L’ÉVÉNEMENT AUPRÈS DE L’ASFC
Vous devez remplir un formulaire en indiquant tous les détails de l’événement, soit par l’intermédiaire d’un courtier en douane, soit sur le site de l’ASFC. Cette simple mesure vous facilitera les choses, de même qu’elle épargnera des tracas à vos fournisseurs, commanditaires et participants. Non seulement les formalités douanières seront accélérées, mais vous éviterez de payer indûment des taxes et des droits. Après réception du formulaire, un coordonnateur de la région de Québec communiquera avec vous et assurera la liaison avec les divers ministères et agences fédéraux.
2 – FAIRE APPEL À UN COURTIER EN DOUANE AGRÉÉ
Au moins six à douze mois avant l’événement, faites appel à un courtier en douane qui connaît parfaitement les exigences et procédures douanières : marchandises contrôlées exigeant un permis d’importation ou d’exportation, produits interdits, tarifs douaniers et taxes de vente applicables à certaines marchandises importées, visas pour les participants provenant de certains pays, etc. M. Gendron précise que les services de messagerie n’offrent pas toute la gamme de services qu’un courtier peut offrir. Ce dernier est un précieux allié quand ça coince à la frontière.
3 – PRÉVOIR DU TEMPS POUR LES FORMALITÉS
On le sait, les formalités peuvent devenir un véritable casse-tête! Parfois très complexes, les documents douaniers doivent être minutieusement remplis, prévient M. Gendron. N’attendez pas à la dernière minute : prévoyez suffisamment de temps pour en prendre connaissance et consultez votre courtier en douane. « Il arrive souvent que de nouveaux clients aient omis de remplir certains formulaires ou de déclarer des marchandises, indique M. Gendron. Ce genre de situation peut causer des retards fâcheux, mais aussi entraîner des coûts supplémentaires, par exemple pour expédier d’urgence des produits dont le dédouanement a traîné en longueur. »
4 – NE PAS NÉGLIGER LE VOYAGE DE RETOUR
L’événement se termine sur un succès éclatant, tant mieux! Il est temps maintenant de penser au retour du matériel et des voyageurs. Pour ce qui est des marchandises, M. Gendron recommande de planifier leur sortie du pays en même temps que leur entrée. « Certains pays, dont les États-Unis, imposent des règles strictes quant aux types de produits qui peuvent revenir sur leur territoire. Le courtier en douane saura démêler tout ça », affirme M. Gendron.
En outre, certaines règles peuvent s’appliquer aux participants au moment de leur retour. Les organisateurs d’événements ne peuvent évidemment pas fournir les informations douanières pour tous les pays du monde, mais ils peuvent à tout le moins conseiller aux participants de vérifier les conditions d’entrée dans leur pays et les éventuelles taxes prélevées sur les biens achetés au Canada, pour leur éviter les mauvaises surprises à la frontière.
Québec se prête merveilleusement à l’organisation d’événements, il suffit de suivre le conseil de
M. Gendron: « Mieux vaut prévenir que guérir! »
