Le congrès annuel de la FQM marque le retour des grands événements à Québec

En septembre 2021, le Centre des congrès de Québec a accueilli le 79^e congrès annuel de la Fédération québécoise des municipalités (FQM), un rassemblement majeur qui présentait un défi : s’assurer de respecter toutes les mesures sanitaires en vigueur sans entraver l’expérience positive des participants. En 1996, cet événement était le tout premier à se tenir au Centre des congrès lors de son ouverture et, 25 ans plus tard, il marque la relance des grands événements à Québec. L’édition 2021, organisée en étroite collaboration avec la Santé publique, a nécessité un travail assidu sur plusieurs mois et s’est avérée un succès.

Au début de la pandémie, le Centre des congrès n’a pas tardé à se doter d’un guide de mesures sanitaires pour assurer la sécurité de tous. Parallèlement, afin de suivre de près l’évolution de la situation, les membres du personnel se sont rapidement familiarisés avec toutes les règles à respecter pour offrir aux clients le meilleur accompagnement possible pour leurs événements.

C’est en juin 2021 que la Fédération québécoise des municipalités a officialisé sa décision de tenir son congrès annuel au Centre. Les assouplissements mis en place par le gouvernement au fil de l’été autorisaient dorénavant les événements de 250 personnes. Après une édition 2020 annulée, les participants et congressistes de la FQM avaient hâte de se réunir en personne.

« Les consignes sanitaires ont beaucoup évolué entre la signature du contrat et la livraison de l’événement, et ce, positivement, ce qui nous a permis de développer un concept qui pouvait accueillir le plus de personnes possible tout en étant en accord avec la Santé publique », mentionne M^me Caroline Bérubé, directrice de l’expérience client au Centre des congrès.

Même l’élaboration de la programmation du congrès de la FQM a nécessité l’accompagnement quasi constant de l’équipe du Centre des congrès, car le concept des trois bulles représentait plus de logistique qu’à l’habitude, un peu comme s’il fallait monter trois congrès en un. Les activités prévues comptaient entre autres un gala de reconnaissance, des formations, des conférences, des ateliers, des occasions de réseautage, des repas, des pauses-café.

« L’équipe du Centre n’avait jamais été autant impliquée dans la programmation et dans le contenu de l’événement, toujours dans l’objectif d’en arriver aux meilleures propositions de salles et de trajets dans le bâtiment, et selon l’évolution des besoins du client à l’approche de son congrès », précise M^me Bérubé.

En effet, il fallait penser aux besoins en termes d’inscription et d’accueil des participants, de gestion du matériel, de nettoyage des lieux, de diffusion audiovisuelle, de service des repas. Beaucoup de main-d’œuvre supplémentaire était donc à envisager.

Caroline Bérubé ajoute à cela d’autres exemples : « Pour la portion audiovisuelle de l’événement, l’équipe technique de notre partenaire Encore Canada comptait plus de 40 personnes, contrairement à une dizaine de personnes à l’habitude. Une importante logistique était également à réfléchir quant aux pauses-café et au service des repas. Pour cela, notre partenaire alimentaire Capital HRS avait prévu plus de chefs d’équipe et de surveillants de salles. Ils étaient tous très enthousiastes de revenir dans la course avec ce premier gros mandat. »

La polyvalence et le dévouement du personnel en place, en plus de la flexibilité des salles démontrent qu’au Centre des congrès de Québec, il est possible d’accueillir tous les types d’événements, et ce, en période de pandémie ou non. Dans le cas du congrès de la FQM, chaque étape de la construction de l’événement était cohérente avec les mesures sanitaires en vigueur.

« On peut certainement dire que la FQM avait bien préparé ses participants en leur communiquant le scénario d’avance, de sorte qu’ils disposaient de toutes les informations nécessaires et avaient bien cerné le concept de l’événement. Sur place, le maître de cérémonie veillait à rappeler les consignes sanitaires, ce qui faisait régner un sentiment de sécurité. C’est important pour nous que les visiteurs se sentent en sécurité quand ils viennent chez nous », mentionne M^me Bérubé.

Dès le jour 1 du congrès de la FQM, le personnel du Centre des congrès s’est démarqué dans sa façon d’accueillir les visiteurs et de donner les indications, le tout dans un espace parfaitement adapté et sécuritaire. L’aspect chaleureux et humain a été grandement apprécié des participants.

« Malgré la complexité liée à la logistique des trois bulles et des parcours, les congressistes ont apprécié l’accompagnement du personnel du Centre des congrès. Il y avait toujours une personne disponible pour diriger les gens au bon endroit, ce qui a été grandement rassurant. La FQM est très fière du succès de son événement et c’est en partie grâce aux possibilités offertes par la qualité de l’aménagement des salles dans le contexte des mesures sanitaires en place. Nos membres se sont sentis en sécurité tout au long du congrès », souligne M. Dulac.

On peut dire mission accomplie pour ce 79^e congrès annuel de la Fédération québécoise des municipalités. Le Centre des congrès est plus que prêt pour la relance des grands événements à Québec et du tourisme d’affaires.

« Nous sommes heureux de voir que la situation et les consignes vont en s’améliorant pour le domaine de l’événementiel. Nous souhaitons que les organisateurs reviennent et, surtout, qu’ils se sentent en confiance quand ils font affaire avec nous », conclut M^me Bérubé.